Trei pași pentru a învinge haosul de pe birou

Exemplu de birou supra-aglomerat
Exemplu de birou supra-aglomerat

Povestea biroului tău începe cu o mare nebuloasă care presupune că ai pe birou lucruri de care te ocupi chiar în acel moment, dar și o sumedenie de alte lucruri de care nu mai ai nevoie, cum ar fi notițe, post-it-uri, numere de telefon, fișe goale, tot felul de documente de care te vei ocupa mai târziu. Idealul la care visezi este să ai pe birou doar lucrul de care te ocupi în acel moment și poate o agendă și un instrument de scris cu care poți să iei notițe pe măsură ce îți vin idei. Această ordine te eliberează, te calmează, reduce stresul și haosul. De asemenea, este mai ușor să găsești lucruri și să le faci mai eficiente și productive.

Pentru a face ordine pe biroul tău ai nevoie de un sistem și trebuie să fii gata să urmezi acest sistem.
Altfel, dacă nu vei face acest lucru, biroul tău va deveni din nou un haos.

 

Iată câțiva pași ai sistemului care va învinge haosul de pe biroul tău:

  1. Mai întâi, ia totul de pe birou și din sertare și așază-le într-un teanc. Ia teancul și aruncă-l „la coș” (dacă nu intra în coș, îl poți pune lângă birou). De acum încolo, tot ce vine, trebuie să meargă la coș și să procesezi totul ca în cele de mai jos.
  2. Procesează teancul de sus până jos. Să nu resortezi niciodată, nici să nu îți scape vreo bucată de hârtie și nici să nu pui vreo bucată de hârtie înapoi în teanc. Opțiunile sunt: îl arunci, îl trimiți mai departe, îl pui în dosar, îl transformi sau îl pui într-o listă de sarcini de care te ocupi mai târziu.
  3. Repetați această acțiune o dată pe zi pentru a menține biroul în ordine. Sfârșitul zilei este cel mai bun pentru realizarea curățeniei pe birou, însă încearcă să te ocupi de eliberarea biroului întreaga zi. Imediat ce ai terminat de procesat un teanc, biroul va fi liber și ordonat. Ai aruncat sau ai pus în dosare informația stocată pe birou, adică ai pus într-un fel sau altul lucrurile acolo unde le era locul, nu pe birou sau îndesate într-un sertar.

Este foarte simplu! 
Ai un număr de telefon pe un post-it?
Nu îl lăsa pe birou. Pune-l într-un rolodex (suport pentru cărți de vizită) sau în programul tău de contacte.

Trebuie să lucrezi mai târziu la o sarcină?
Nu îți păstra documentele pe birou. Pune situația în lista de sarcini, iar documentele în dosarul tău de activități. Așază în dosare sau aruncă la coș orice altceva.

A lăsa lucruri pe biroul tău înseamnă amânare. Dacă lași o sarcină pe mai târziu, lucrurile cu siguranță se vor aduna pe birou. Rezolvă situațiile imediat pe măsură ce apar, ia o decizie, acționează.

Sfaturile descrise în acest articol țin mai mult de un obicei care trebuie învățat, și necesită timp ca să îl înveți. Amintește-ți de această metodă și apoi pune-o în aplicare. La un moment dat se va forma o deprindere care cu greu va putea fi schimbată, iar biroul tău va fi mereu liber și ordonat. 

Dacă ești într-o deplasare și ești nevoit să lucrezi de la hotel, aceiași 3 pași îi poți face și aici. Este simplu să îți păstrezi spațiul de lucru ordonat – asta nu înseamnă că este ușor. Cu timpul însă, va deveni o a doua natură, indiferent că este casă, birou, camera de hotel sau orice alt loc în care te afli 😉

Haosul de pe birou - eliminat

Vă dorim o zi (extraordinar de) ordonată 😉
Echipa Hotel Ambasador